Beleid van de NV Willemot met betrekking tot belangenconflicten

Voorafgaandelijk.

Overeenkomstig de richtlijn Markets in Financial Instruments Directive (MiFID) heeft de NV Willemot doeltreffende organisatorische maatregelen genomen en administratieve procedures vastgelegd die erop gericht zijn alles wat redelijkerwijs mogelijk is in het werk te stellen om potentiële belangenconflicten te onderkennen, te  bewaken en te beheersen. We hebben een beleid uitgewerkt om de belangen van de klant te beschermen. Hieronder vindt u een overzicht. Op uw verzoek verstrekken we u nadere informatie.

Ons beleid inzake mogelijk belangenconflict

De NV Willemot verbindt er zich toe om zich op loyale, billijke en professionele wijze in te zetten voor de belangen van haar klanten.

De NV Willemot biedt verzekeringsbemiddelingsdiensten aan. Dit omvat een ruim assortiment van activiteiten waarbij veel partijen betrokken zijn. De bescherming van het belang van onze klant is onze eerste zorg en daarom is in ons beleid vastgesteld hoe:

• wij omstandigheden in kaart brengen die mogelijk kunnen leiden tot situaties waar de belangen van de klant worden geschaad
• wij in eerste instantie mogelijke belangenconflicten vermijden
• wij de aangewezen technieken en systemen hebben ontwikkeld om mogelijke belangenconflicten indien ze zich voordoen te beheren
• wij deze systemen onderhouden om schade aan het belang van onze klant door een potentieel belangenconflict te voorkomen.

Lijst van mogelijke belangenconflicten en maatregelen van beheer

Vergoedingen

Potentieel belangenconflict: Ons advies laten afhangen van de belangrijkheid van de vergoedingen die we ontvangen van de verzekeringsmaatschappijen of derden

Beheer: We voeren een strikte politiek inzake verloning van onze diensten.
Professionele dienstverlening heeft een prijs. U vindt onder de rubriek vergoedingen een overzicht van de basiscommissielonen die vervat zijn in de premie van de belangrijkste categorieën van verzekeringsproducten. De concurrentie tussen verzekeringsmaatschappijen is marktregulerend, maw de verschillen zijn miniem. Commissielonen of andere vormen van verloning die buitensporig zijn en dus niet marktconform zijn worden afgewezen.

In functie van de belangrijkheid van ons zakencijfer bij sommige maatschappijen ontvangen we een extra vergoeding voor prestaties die we overnemen van de maatschappij. De overgenomen taken dragen bij tot de kwaliteit van onze service. Een snellere dienstverlening, geringe foutenlast, snellere vergoeding bij kleine schadegevallen, …

Onze medewerkers worden geëvalueerd op hoofdzakelijk kwalitatieve elementen verbonden aan hun prestaties. Onze commerciëlen krijgen in geen geval verkoopsobjectieven die maatschappij- of productgebonden zijn.

Leveranciers

Potentieel belangenconflict: Onze keuze laten afhangen van extra vergoedingen, incentives of andere subjectieve elementen die strijdig zouden kunnen zijn met de belangen van de klant.

Beheer: Onze leveranciers worden door het directiecomité geselecteerd op basis van objectieve criteria zoals er zijn:

• Productaanbod, deugdelijkheid van waarborgen en garanties
• Marktpositie, waarden, goede faam, solvabiliteit, rentabiliteit doelstellingen
• Efficiëntie van processen
• Vlotte en correcte schaderegeling

De afdelingsverantwoordelijken worden jaarlijks gevraagd een evaluatie te maken van de maatschappijen op basis van de kwaliteiten van de diensten, het productengamma, de vlotheid van communicatie en samenwerking en de tevredenheid van onze klanten bij schaderegelingen. Indien deze resultaten van de beoordeling een onvoldoende krijgen zal er met de directie contact worden opgenomen met de vraag dringende maatregelen te treffen. Een aanhoudende negatieve beoordeling zal leiden tot het beëindigen van de samenwerking met deze maatschappij en verplaatsing van de betrokken verzekeringscontracten. Deze beslissing wordt genomen door het directiecomité.

Non-discriminatie principe

Potentieel belangenconflict: Beslissingen laten afhangen van de belangrijkheid en de rentabiliteit van de klant

Beheer: Elke klant heeft recht op een gelijke behandeling, een evenwaardige kwalitatieve en professionele dienstverlening. De belangrijkheid of rentabiliteit van de klant mag niet spelen.

Situatie waarvoor geen standaardoplossing voor de hand ligt zal steeds voorgelegd worden aan meerdere personen die moeten beslissen bij consensus op basis van een objectieve beoordeling van de feiten.

Specifiek voor schadebeheer:

De NV Willemot organiseert het beheer van de schades in een afzonderlijke entiteit met eigen juristen en opgeleide schadebeheerders, los van de commerciële entiteiten zodat er een duidelijke scheiding bestaat tussen de commerciële belangen van de onderneming en het behartigen van de belangen van de klant bij het zich voordoen van schade.
Er wordt gestreefd naar een kwalitatief hoogstaand beheer waarbij het belang van de klant in het kader van de schadeloosstelling centraal staat en waarbij niet, zonder meer, de beslissing of het voorstel van de verzekeraar wordt aanvaard. Desgevallend zal de NV Willemot de beslissing van een maatschappij om niet tussen te komen in een schade evalueren met inbegrip van alle juridische elementen en zo nodig ook de beslissing aanvechten door andere interpretatie of argumentatie, ongeacht de commerciële relatie met die verzekeraar.

Sommige verzekeraars zullen bij hun vergoedingen voor makelaars rekening houden met de verhouding tussen de premievolumes en de schade op de globale portefeuille van de makelaar bij die maatschappij. Onze medewerkers zijn hierover niet geïnformeerd en kunnen hierdoor dus onmogelijk beïnvloed worden in hun beheer. Interne verloningssystemen houden hier evenmin rekening mee.

Indien zich een schade zou voordoen bij twee gemeenschappelijke klanten engageert de NV Willemot zich dit potentieel belangenconflict aan de klanten mede te delen. Beide klanten zullen door een verschillende medewerker worden beheerd. Zonodig zal een onpartijdig extern expert worden aangesteld. De afhandeling zal worden overgelaten aan de respectievelijke verzekeringsmaatschappijen onder toezicht van de NV Willemot.

Diversen

Potentiële belangenconflicten die strijdig zijn met de MIFID–grondwet moeten worden vermeden of uitgesloten.

De lijst van mogelijke belangenconflicten zal proactief beheerd worden. Dwz dat de compliance verantwoordelijke minstens één maal per jaar dit onderwerp op de agenda van het directiecomité zal plaatsen en verslag uitbrengen over mogelijke incidenten die zich in de loop van het voorbije jaar hebben voorgedaan, en de gegeven oplossingen. Er zal actief worden nagedacht over eventueel nieuwe belangenconflicten die zich kunnen voordoen in functie van gewijzigde economische omstandigheden, nieuwe producten of diensten, reorganisatie van het bedrijf e.a.

De monitoring van de beheersprocessen is de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke compliance die indien hij/zij geen gehoor krijgt bij de directie onmiddellijk dient te rapporteren aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur.

Informatiebeveiliging: toegang tot vertrouwelijke gegevens wordt zo veel als mogelijk opgenomen in de IT-systemen en wordt toegekend op een “need to know basis”;

Functiescheidingen en Chinese Walls: één persoon kan niet meerdere functies uitoefenen waarbij gevaar bestaat voor mogelijke belangenconflicten .

Procedure inzake klachtenbehandeling: deze procedure heeft o.m. tot doel klachten van cliënten op een objectieve en tijdige wijze af te handelen, de klachten en de gegeven oplossingen worden opgenomen in een repertorium en is voor betrokken partijen steeds consulteerbaar

We verwachten van onze medewerkers dat ze actief meehelpen in het identificeren van potentiële  belangenconflicten, o.a. door het melden van (een vermoeden van) het bestaan van belangenconflicten aan de compliance afdeling. Medewerkers kunnen daarvoor beroep doen op de “Klokkenluidersregeling”, dit is een interne alarmprocedure die medewerkers kunnen gebruiken om situaties die de belangen van klanten (kunnen) schaden, te melden in alle discretie.

Onze medewerkers dienen de gedragsregels en procedures na te leven ter voorkoming van potentiële belangenconflicten met betrekking tot eventuele bijkomende beroepsactiviteiten buiten de NV Willemot.

Het is onze medewerkers strikt verboden geschenken te aanvaarden. Indien leveranciers geschenken, toegangskaarten voor events of wat dan ook wensen ter beschikking te stellen kan dit uitzonderlijk worden toegestaan door de directie op voorwaarde dat de commerciële waarde en de frequentie ervan in verhouding staan tot de onderhouden zakenrelaties. Deze voordelen zullen niet gericht zijn aan het individu maar komen ten gunste van het bedrijf bvb toewijzing op basis van een trekking, beurtrol of enig ander objectief criteria.

Afzien van handelen

Waar wij menen dat potentiële belangenconflicten niet op enige wijze te beheersen vallen, kunnen wij ervan afzien om voor een klant op te treden.