Wat?
Het Klokkenluidersbeleid van WILLEMOT is een beleid waardoor medewerkers, leveranciers, klanten of derden in het algemeen juridische inbreuken, wangedrag of handelingen kunnen melden die een inbreuk zijn op geldende wetgeving en/of ethische principes.
In dit Beleid wordt beschreven hoe ernstige en gevoelige kwesties in verband met illegaal of onethisch wangedrag op vertrouwelijke wijze kunnen worden gemeld en hoe dergelijke melding zal worden behandeld.
Voor alle duidelijkheid: melding in het kader van het Klokkenluiderbeleid geschiedt op vrijwillige basis en het Klokkenluiderbeleid komt niet in de plaats van bestaande interne communicatietrajecten binnen WILLEMOT.
Voor wie?
Zowel medewerkers, klanten, leveranciers als derde partijen kunnen via de Klokkenluidersregeling (vermoedens van) wangedrag, misbruik of een onregelmatigheid van WILLEMOT melden. Medewerkers worden aangemoedigd om (vermoedens van) misbruik of een onregelmatigheid indien mogelijk eerst met hun leidinggevende of de personeelsdienst te bespreken. Voor de gevallen waarin dat om welke reden dan ook niet wenselijk is, kunnen zij natuurlijk gebruik maken van deze regeling.
Doel
Wanneer iemand een wet of intern beleid overtreedt, brengt hij of zij WILLEMOT, diens klanten, aandeelhouders, bestuur, werknemers of mogelijk andere personen, in gevaar. Hoe sneller aan dergelijke misstanden een einde komt, hoe beter het is voor alle betrokkenen. Daarom heeft WILLEMOT een klokkenluidersregeling geïmplementeerd (het “Klokkenluidersbeleid”) met de volgende doelstellingen:
- ervoor zorgen dat werknemers, management en directie van WILLEMOT (alsmede andere belanghebbenden zoals leveranciers, subagenten, makelaars of klanten,…) als alternatief voor het bestaande interne communicatietraject de mogelijkheid hebben om ernstige en gevoelige aangelegenheden te melden aan WILLEMOT met betrekking tot inbreuken op bijvoorbeeld de interne ethische codes van WILLEMOT of enige toepasselijke wetgeving, en
- fungeren als een systeem voor vroegtijdige waarschuwing door ervoor te zorgen dat het topmanagement van WILLEMOT in een zo vroeg mogelijk stadium van dergelijke aangelegenheden op de hoogte wordt gebracht, zodat het in staat is de aangelegenheid te beoordelen en te onderzoeken en indien nodig passende en afdoende maatregelen te nemen om de gevolgen van een mogelijke inbreuk, gevaar of ander ernstig risico te beperken.
Waarvoor is de regeling niet bedoeld?
De Klokkenluidersregeling is alleen bedoeld voor het melden van (een vermoeden van) misbruik of een onregelmatigheid.
De Klokkenluidersregeling is niet bedoeld voor:
- Gewone klachten die betrekking hebben op WILLEMOT. Hiervoor kunt u gebruik maken van de klachtenregeling of een email sturen naar privacy [at] willemot.be
- Misstanden of klachten betreffende klanten of leveranciers van WILLEMOT.
- Voor de behandeling of het melden van persoonlijke grieven van medewerkers.
Klachtenregeling
Hoe kan ik een misbruik of onregelmatigheid over WILLEMOT melden?
- Via e-mail aan integrity [at] willemot.be (integrity[at]willemot[dot]be)
- Via brief gericht aan het volgende adres : Willemot NV, Integrity Officer/DPO, Coupure 228, 9000 Gent