Privacyverklaring

Laatste update MEI 2020

Uw privacy is belangrijk voor ons. Deze Privacyverklaring behandelt de informatie die we verzamelen op onze websites en bij onze activiteiten. Hierin wordt uitgelegd welke persoonlijke gegevens we van u verzamelen en hoe we deze gebruiken.
Deze Privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

INLEIDING

WILLEMOT NV hecht veel waarde aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens en de informatie betreffende u als persoon (gezamenlijk “Persoonsgegevens”) alsook aan uw rechten bij de verwerking van uw Persoonsgegevens.

In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.

In deze Privacyverklaring beschrijven wij en informeren wij u over welke Persoonsgegevens wij over u verwerken, op welke wijze wij deze verwerken, voor welke doeleinden wij deze gegevens verwerken, aan wie wij deze gegevens eventueel verstrekken, hoe lang wij deze gegevens bewaren, hoe we deze gegevens beveiligen en welke rechten u heeft.

Deze Privacyverklaring werd opgemaakt in uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG” of “GDPR”) meer bepaald Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, in werking getreden vanaf 25/05/2018.

Wij vragen dat u deze Privacyverklaring aandachtig leest voordat u Persoonsgegevens verstrekt, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze Privacyverklaring en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking ervan.

Lees de Privacyverklaring zeker voordat u verder surft op onze website (https://www.willemot.eu, https://portal.willemot.be/easinsure/client.php, https://broker.willemot.be/, https://my.easinsure.be, https://www.wildoc.be, https://www.lifeandinvestwillemot.be, https://www.willemotassistance.be, https://www.willemotrechtsbijstand.be, https://www.willemot-subagent.be) en voordat u gebruik maakt van enige applicatie of dienst die een link naar deze Privacyverklaring weergeven of er een link naar plaatsen, en de eventuele gebruiksvoorwaarden die een aanvulling zijn op de Privacyverklaring.

We kunnen de Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in de omgang met persoonsgegevens van Willemot weer te geven. Soms kan het zijn dat wij u verzoeken dat u zich uitdrukkelijk inschrijft en erkent dat u de respectievelijke privacyverklaringen die van toepassing zijn op de website, dienst of applicatie hebt gelezen en begrepen én dat u ermee instemt. Lees de Privacyverklaring door voordat u Persoonsgegevens verstrekt.

Als u het niet eens bent met het privacybeleid van Willemot, verzoeken wij u geen Persoonsgegevens over te dragen aan Willemot.

1. Toepassingsgebied

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

WILLEMOT NV, met maatschappelijke zetel te Coupure 228, 9000 Gent en met ondernemingsnummer 0420942881, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR” of “AVG”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

3. Persoonsgegevens

Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot WILLEMOT, deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee:

  • uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mailadres, telefoon-en gsm-nummer).
  • Voor bepaalde specifieke diensten of wettelijke verplichtingen, kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens bezorgt zoals in artikel 4 hieronder bepaald.

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking eraan.

4. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken uw Persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Bij de verwerking ervan worden enkel die gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de beoogde doeleinden.

Willemot gebruikt de gegevens die het verzamelt voor drie basisdoelen, hieronder meer in detail beschreven: (1) om ons bedrijf te runnen en te voorzien (inclusief verbeteren en personaliseren) van de diensten die we aanbieden, (2) verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening en (3) om communicatie te verzenden, inclusief directe marketing en promotionele communicatie.

  • (1) Zakelijke operaties. We gebruiken gegevens om de producten en services die we aanbieden te leveren en te verbeteren en om essentiële bedrijfsactiviteiten uit te voeren, zoals inplannen van afspraken.
  • (2) Communicatie. We gebruiken de gegevens die we verzamelen om met u te communiceren en communicatie te personaliseren.
  • (3) Werving. Wij gebruiken de gegevens die we verzamelen om met u te communiceren, om de selectie- & wervingsprocessen van Willemot te beheren en om te voldoen aan de corporate governance en wettelijke en regelgevende vereisten. Als u wordt aangenomen, kan de informatie worden gebruikt in verband met tewerkstelling en bedrijfsbeheer.

De doeleinden waarvoor wij gegevens verwerken, kunnen verschillen naargelang de persoon van en over wie wij gegevens verwerken.

Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

Willemot verwerkt gegevens over u wanneer u als klant op ons beroep doet met het oog op advies over verzekeringsovereenkomsten, het aanbieden of voorstellen van verzekeringsovereenkomsten, het verrichten van voorbereidend werk tot het sluiten van verzekeringsovereenkomsten, het beheer van schadegevallen. Wij verzamelen deze gegevens zowel wanneer u papieren formulieren invult als wanneer u dat digitaal doet.

Wat onze website betreft, stemmen wij de inhoud en het gebruiksgemak hiervan zoveel mogelijk af op u als gebruikers ervan. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website. Onze klanten kunnen gebruik maken van het digitaal klantenplatform myeasinsure.be.

Bij het eventuele bezoek aan onze website worden er mogelijks cookies gebruikt, waarover u in voorkomend geval meer informatie kan vinden op onze cookiepolicy eveneens te vinden op de betrokken website.

Tot slot is het ook mogelijk dat wij gegevens over u verkrijgen via derden.

Voor zover het gaat om gezondheidsgegevens of zogenaamde gevoelige gegevens kunnen wij uw Persoonsgegevens enkel verwerken mits uitdrukkelijke toestemming. Als deze gegevens niet beschikbaar zijn, dan kan het afsluiten en/of de behoorlijke uitvoering van de overeenkomst worden verhinderd. De toestemming wordt gevraagd op het ogenblijk dat u klant wordt. Is dat niet gebeurd, willen wij vragen ons dit te melden, zodat het nodige hiertoe kan gebeuren.

Uw gezondheidsgegevens worden verwerkt in het kader van de activiteiten als verzekeringsbemiddelaar, met name voor het opstellen van een verzekeringsvoorstel en het verzoeken om tegemoetkoming tijdens de uitvoering van uw contract en de opvolging daarvan.

Indien nodig worden deze gegevens verwerkt door middel van volledig geautomatiseerde verwerking en zonder tussenkomst van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg. Hiervoor wordt uw uitdrukkelijke toestemming op voorhand gevraagd.

Gegevens van leveranciers (leveranciers betekent tevens dienstverleners, partners, vrije beroepen, makelaars, agenten, consultants, (onder)aannemers, verkopers van goederen of diensten…)

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens  van onze leveranciers evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s)/leveranciers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing). Voor direct marketingactiviteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) zal steeds de toestemming worden gevraagd.

Gegevens van personeel

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor werknemers.

Gegevens van kandidaten in rekrutering

Voor onze rekruteringsactiviteiten kan Willemot u vragen om bepaalde gegevens, waaronder informatie over opleiding en werk, contactgegevens en voorkeuren, beroepskwalificaties en banen waarvoor u een aanvraag wilt indienen. U kunt er ook voor kiezen om Willemot aanvullende informatie te verstrekken, zoals uw CV of diploma, arbeidsreferenties en gerelateerde informatie, en compensatieverzoeken. Bovendien kan Willemot informatie van derden verzamelen, bijvoorbeeld in verband met een achtergrond- of werkgelegenheidscontrole en / of een arbeidsreferentie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor Kandidaten in het kader van Rekrutering van toepassing binnen onze onderneming.

Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

Wij verwerken voor al de bovengenoemde personen, al naar het geval Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij u betrokken partij bent, voor de uitvoering van maatregelen die aan het sluiten van die overeenkomst voorafgaat of Persoonsgegevens die op uw verzoek of initiatief aan ons zijn bezorgd.

Meer bepaald verwerken wij volgende Persoonsgegevens in het kader van onze makelaardij of verzekeringsdiensten:

  • identificatiegegevens van onze contractanten zoals naam, geboortedatum, geboorteplaats, adres, contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, …), commerciële benaming, ondernemingsnummer, FSMA-nummer, bankrekeningnummer, … .
  • gegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van het te verzekeren risico (analyse van uw verlangens en behoeftes) zoals bv. gegevens over uw woning in het kader van een brandverzekering, gegevens over uw wagen in het kader van een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, gegevens over gezinssamenstelling in het kader van een gezinsaansprakelijkheidsverzekering, financiële gegevens in het kader van beleggingsverzekeringen, tot bepaalde medische gegevens in het kader van hospitalisatieverzekeringen.

Daarnaast verwerken wij ook Persoonsgegevens om  bepaalde wettelijke verplichtingen na te komen. Zo verplicht de Wet van 18/09/2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contantenons om de klanten te identificeren.

Wij verwerken Persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van een voor ons gerechtvaardigd belang.

Zo worden in het kader van schadebeheer Persoonsgegevens verwerkt van onder meer experten, advocaten, tegenpartijen, getuigen, …, om onze klanten op een gepaste wijze te kunnen bijstaan in de verdediging van hun belangen bij de afhandeling van schadedossiers.

Maar ook op het gerechtvaardigde belang om als onderneming op basis van de vrijheid van onderneming en informatie te handelen (bv. verwerking van gegevens voor doeleinden van direct marketing in het kader van prospectie).

Ten slotte kunnen wij ook Persoonsgegevens verwerken wanneer u daarvoor uw ondubbelzinnige toestemming heeft verleend.

Gebruik van Persoonsgegevens voor moderne communicatiemiddelen zoals Zoom

Zoom werd door Willemot geselecteerd om gebruikt te worden als tele/videoconferencing tool voor:

  • gesprekken, overleg en vergaderingen met klanten, leveranciers, makelaars, (sub)agenten en andere derde partijen met wie een tele/videoconferencing or webinar wordt georganiseerd
  • interne vergaderingen

Doel van de verwerking:

  • Het op afstand verlenen van advies- en bemiddelingsdiensten.
  • Eventuele twijfels of vragen op te lossen en de gevraagde informatie te verzenden.
  • Uitbouwen van contractuele relaties in het kader van de activiteiten van een verzekeringstussenpersoon ten opzichte van haar (potentieel) cliënteel.

Zoom verzamelt en verwerkt uw persoonlijke gegevens. Meer informatie vindt u op https://zoom.us/privacy. Volgens de GDPR van de EU is Zoom een “verwerker” van de inhoud en de persoonlijke gegevens van klanten die de Zoom-klanten in de Zoom-systemen kunnen invoeren wanneer ze Zoom gebruiken. De klanten van Zoom zijn de “Controllers”. Zoom volgt hun aanwijzingen met betrekking tot deze gegevens en kan deze opslaan, verwijderen of op hun aanwijzingen openbaar maken.

Zoom maakt ook gebruik van cookies. Meer informatie is te vinden op https://zoom.us/cookie-policy.

Als Zoom u direct marketing of andere berichten stuurt en u wilt deze berichten niet meer ontvangen, kunt u uw voorkeuren bijwerken via de link “Uitschrijven” in deze e-mails of door een e-mail te sturen naar unsubscribe@zoom.us.

Zoom deelt persoonlijke gegevens met bepaalde leveranciers en dienstverleners. Die vindt u hier: https://zoom.us/subprocessors.

Bij het gebruik van Zoom zal iedere deelnemer aan de Zoom tele/videoconferencing worden geïnformeerd over de gegevensbeschermings- en privacyaspecten van Zoom via een specifieke privacy verklaring.

5. Duur

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking, de verplichte wettelijke bewaartermijnen en/of in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.

In het bijzonder verwerken wij zolang dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of voor de uitvoering van maatregelen die aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaan en die op uw verzoek werden genomen, zolang dit nodig is om onze wettelijke verplichtingen na te komen of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang om misbruik te voorkomen.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil of claimsdossier waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.
Gegevens voor rekrutering worden opgeslagen voor maximaal 12 maanden. Kandidaten kunnen op elk gewenst moment verzoeken om verwijdering van hun gegevens, als ze hun aanvraag niet willen handhaven door hun recruiter op de hoogte te stellen of contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Willemot.

6. Technische en organisatorische maatregelen

Persoonlijke gegevens die door Willemot worden verzameld worden enkel opgeslagen en verwerkt in de Europese Unie. We ondernemen stappen om ervoor te zorgen dat de gegevens die we verzamelen onder deze Privacyverklaring worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van deze verklaring en de vereisten van toepasselijk recht waar de gegevens zich ook bevinden.

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan Willemot aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

Willemot doet er alles aan om de beveiliging van uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij gebruiken een verscheidenheid aan beveiligingstechnieken en -procedures om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of openbaarmaking.

Willemot is ook toegewijd om het verminderen van risico’s op menselijke fouten, diefstal, fraude en misbruik van Willemot- faciliteiten. De inspanningen van Willemot omvatten het bewustmaken van personeel van beveiligingsbeleid en het trainen van medewerkers om het beveiligingsbeleid te implementeren. Willemot-werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van gegevens te handhaven. Verplichtingen van werknemers omvatten schriftelijke geheimhoudingsovereenkomsten, regelmatige training over informatiebescherming en naleving van het bedrijfsbeleid met betrekking tot de bescherming van vertrouwelijke informatie.

Willemot evalueert snel en reageert op incidenten die vermoedens van ongeautoriseerde verwerking van gegevens veroorzaken. Als Willemot bepaalt dat uw gegevens onrechtmatig zijn gebruikt (ook door een medewerker van Willemot ) of anderszins ten onrechte zijn verkregen door een derde partij, zal Willemot dergelijke misbruiken of overnames onmiddellijk aan u melden.

Willemot zal jaarlijks nalevingsaudits uitvoeren. Elke werknemer die door Willemot wordt betrapt op het niet naleven van de GDPR, is in overtreding van deze Privacyverklaring en zal onderworpen worden aan disciplinaire maatregelen tot en met beëindiging van het dienstverband. Elke agent of derde partij die dit privacy beleid overtreedt zal op basis van alle overeenkomsten met Willemot verplicht zijn Willemot te vrijwaren en schadeloos te stellen voor claims met betrekking tot dergelijke schendingen.

Browser-gebaseerde besturingselementen: Cookie-besturingselementen worden beschreven in onze Cookieverklaring.

7. Toegang voor derden

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.

WILLEMOT kan Persoonsgegevens delen met bepaalde dienstverleners (subverwerkers/subprocessors):

Naam subverwerker en privacyverklaringDoel verwerkingPlaats verwerkingPlaats opslag
Oracle https://www.oracle.com/legal/privacy/privacy-policy.htmlBedrijfsmanagement systeemBelgiëBelgië
Arco Information  Documentherkenning en documentflowBelgiëBelgië
Canon Belgium https://nl.canon.be/privacy-policy/Documentopmaak systeemBelgiëBelgië
CM Telecom https://legal.cmtelecom.com/nl/cm-telecom-belgium-nv/privacy-policySMS GatewayEUEU
Combell https://www.combell.com/nl/over-combell/privacy-policyFax ServicesBelgiëBelgië
Connective https://connective.eu/wp-content/uploads/20180412_Privacy-Verklaring-Connective-Website.pdfPlatform voor digitale ondertekening van documentenBelgiëBelgië
Globus Technologies https://gloobus.it/privacy-policy/Data Exchange Platform en ontwikkeling extranet sitesEUEU
Hanssens Telecom https://hanssenstelecom.be/privacy/Video conferencing  en VoIP oplossingBelgiëEU
Nextmove https://nextmove.be/nl/privacy-policyOntwikkeling document management platform wildoc.beBelgiëBelgië
ID Creation https://www.idcreation.be/nl/privacy-policyHosting en ontwikkeling websites voor de makelaars en agentenBelgiëBelgië
Telenet Business https://www2.telenet.be/nl/privacy/ToegangscontroleBelgiëBelgië
Portima https://www.portima.com/nl/privacyData en document uitwisseling via het Portima netwerkBelgiëBelgië
Protime https://www.protime.eu/en/privacy-policyTijdsregistratiesysteemBelgiëBelgië
AXI https://www.axi.be/nl-be/privacyDocumentatie van bedrijfsmanagement systeem + online monitoring en support van bedrijfsmanagement systeem en applicatiesEUBelgië
Realdolmen https://www.realdolmen.com/en/privacy-policy-statementConsultancy hardwareplatform en bedrijfssoftwareBelgiëBelgië

Onze afdeling rekrutering en personeelszaken maakt gebruik van volgende verwerkers:

Naam leverancierDienstverleningVerwerkingPlaats van verwerking en opslag
 1PROTIME tijdsregistratie software en systeemtijdsregistratie van bedienden via een vingerafdrukBE/EU
 2GROUP Sloonverwerkingloonadministratie: salarissen en wettelijke verplichtingen ten aanzien van werknemersBE/EU
 3GROUP S PRESTAloonverwerkingssoftwareonline applicatie voor payrollingBE/EU
 4NEXTELtoegangssysteemwerknemers toegang geven tot kantoren via biometrische vingerafdrukBE/EU
 5AGEcochequesEcocheques ter beschikking stellen van de werknemersBE/EU
 6ATHORAgroepsverzekeringde werknemers een groepsverzekering aanbiedenBE/EU
 7ATHLON LEASEleasing wagensleaseauto’s aan medewerkers ter beschikking stellenBE/EU
 8DKVhospitalisatieverzekeringzorgen voor hospitalisatie van de werknemersBE/EU
 9Q8brandstofkaartbrandstofkaarten te verstrekken aan werknemersBE/EU
10CETEClease fietsleasefietsen aan medewerkers ter beschikking stellenBE/EU
11NMBStreinabonnementtrein-/openbaarvervoerabonnement aanbieden aan werknemersBE/EU
12MEDIWETpreventiediensthet verlenen van preventiediensten op het werk aan werknemers volgens de wetBE/EU
13EXTERNE MEDISCHE DIENSTmedische dienstenhet verlenen van medische diensten zoals facultatieve griepvaccinatie aan werknemersBE/EU
14EDENREDmaaltijdchequesmaaltijdtickets te verstrekken aan medewerkersBE/EU

Doorgifte aan derden

Uw Persoonsgegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt. Dat neemt niet weg dat ze soms ter uitvoering van onze overeenkomst (of maatregelen die aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaan) of ter uitvoering van bepaalde wettelijke verplichtingen, moeten worden meegedeeld aan derden.

Het meedelen van uw Persoonsgegevens aan derden ter uitvoering van onze overeenkomst (of maatregelen die aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaan) is met name doch niet uitsluitend het geval aan verzekeringsmaatschappijen bij wie offertes worden opgemaakt en polissen worden afgesloten. In deze categorie denken wij ook aan experten die door ons gelast worden naar aanleiding van een schadegeval.

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen ook worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, externe partner die ons bijstaat bij de ondersteuning en de verdere ontwikkeling van onze informatica-tools, hosting partner, boekhouder, revisor, evenals door de overheid of controle-instanties zoals de FSMA. Deze en andere overheidsinstanties hebben het recht bij ons gegevens op te vragen waarop wij wettelijk verplicht moeten antwoorden. In dergelijke gevallen kunnen uw gegevens aan deze derden worden bezorgd maar enkel voor de betreffende dienst en steeds onder controle van ons kantoor.

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Wij streven er echter naar uw gegevens in het beginsel niet door te geven naar derde landen of aan internationale organisaties.  Indien dit toch zou dienen te gebeuren omwille van verwerkingsdoeleinden en indien deze landen volgens de Europese Commissie geen toereikend niveau van bescherming van Persoonsgegevens garanderen, dan zullen wij passende beschermende maatregelen nemen.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

8. Rechten van de betrokkene

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:

  • Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
  • Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
  • Recht op wissen van gegevens of beperking van de verwerking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen het wissen van gegevens of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
  • Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
  • Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
  • Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.

U kan steeds de gegevens die wij over u verwerken, inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. Daartoe volstaat het dit aan te vragen via onze Data Protection Officer met een bewijs van uw identiteit. Dat vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.

U kan zich te allen tijde verzetten tegen het gebruik van uw gegevens door ons kantoor voor direct marketingdoeleinden. Wenst u niet op de hoogte te worden gehouden van de aanbiedingen van ons kantoor, kan u dit melden via onze Data Protection Officer .

Voor zover wij uw gegevens verwerken louter op basis van uw toestemming, dan kan u deze toestemming te allen tijde intrekken door u te richten tot onze Data Protection Officer, waarna de verwerking door ons zal worden gestaakt. Alle verwerkingen die voordien werden uitgevoerd op basis van uw gegeven toestemming blijven rechtmatig.

9. Vragen of klachten over gegevensbescherming

Willemot NV heeft een Data Protection Officer (DPO) of Gegevensbeschermingsfunctionaris aangesteld:

E-mail: privacy@willemot.be – Postadres: Coupure 228, 9000 Gent

Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met onze DPO.

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw Persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel. 02 274 48 00 – Fax. 02 274 48 35

E-mail:  commission@privacycommission.be

Daar kan u ook terecht voor alle algemene vragen in verband met de verwerking en bescherming van Persoonsgegevens.

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We zullen deze Privacyverklaring indien nodig bijwerken om feedback van klanten en wijzigingen in onze producten of services weer te geven. Wanneer we wijzigingen in deze verklaring publiceren, zullen we de “laatst bijgewerkte” datum boven aan de verklaring herzien. Als er materiële wijzigingen in de verklaring zijn of in de manier waarop Willemot uw persoonlijke gegevens zal gebruiken, zullen wij u op de hoogte stellen door een kennisgeving van dergelijke wijzigingen prominent te plaatsen voordat ze van kracht worden of door u rechtstreeks een kennisgeving te sturen. We moedigen u aan om deze Privacyverklaring periodiek te herzien om erachter te komen hoe Willemot uw informatie beschermt.